Privacyverklaring

Wie verwerkt je gegevens?

Omnisword vzw, Van Haeftenlaan 12, 2950 Kapellen, ondernemingsnummer 431.126.495, is verantwoordelijk voor de verwerking. Je bereikt ons via omniswordvzw@gmail.com.

Welke gegevens en waarom?

Als je ons schrijft

Via het contactformulier bewaren we je naam, e-mailadres, eventueel je telefoonnummer, waarover je vraag gaat en wat je schrijft. We gebruiken dat om je te antwoorden, en voor niets anders. Je hoeft geen lid te zijn of te worden.

In de ledenzone

De ledenzone is enkel toegankelijk op uitnodiging. Er zijn geen wachtwoorden: je vult je e-mailadres in en krijgt een link toegestuurd. Daarvoor en daarin bewaren we:

• Je account: je e-mailadres, je naam, en wanneer je uitgenodigd bent en voor het laatst inlogde.
• Je noodcontact: naam, telefoonnummer en wie die persoon voor je is. Enkel bedoeld voor het geval er tijdens een training iets gebeurt.
• Wie er schermt onder jouw account: jezelf en eventueel je kinderen — naam, geboortejaar en wapen. Kinderen krijgen zelf geen account; een ouder beheert hun gegevens.
• Fototoestemming per persoon, met de datum waarop ze is ingesteld. Die datum bewaren we omdat we anders niet kunnen aantonen wat er is afgesproken en sinds wanneer.
• Documenten die het bestuur deelt, zoals verslagen. Daarin kunnen namen van leden voorkomen.

Voor je lidmaatschap

Naam, geboortedatum, adres en contactgegevens zijn nodig voor je licentie en verzekering bij de Vlaamse Schermbond. Die gegevens houden we niet op deze website bij: ze staan in het ledenregister van de federatie.

Waarop we ons baseren

• Ledenadministratie, licentie en verzekering: nodig om je lidmaatschap uit te voeren.
• Noodcontact: ons gerechtvaardigd belang om te kunnen ingrijpen als er iets misgaat op de piste.
• Foto's: jouw toestemming, per persoon, die je altijd kan intrekken.
• Je vraag via het contactformulier: om te kunnen antwoorden.

Gegevens van minderjarigen

Voor leden jonger dan 16 jaar verwerken we gegevens op basis van de toestemming van een ouder of voogd. Die ouder beheert de gegevens van het kind zelf in de ledenzone, en kan de fototoestemming daar op elk moment aanpassen of intrekken. Inzage of verwijdering vragen kan via omniswordvzw@gmail.com. We publiceren geen herkenbare foto's van minderjarigen zonder uitdrukkelijke toestemming.

Wie ze voor ons verwerkt

Om de website en de ledenzone te laten werken doen we een beroep op een paar externe diensten. Zij verwerken gegevens in onze opdracht en mogen ze nergens anders voor gebruiken.

• Supabase — de database van de ledenzone, de accounts en de opgeladen documenten. Servers in Ierland.
• Hetzner — de server waarop de website draait, in Helsinki.
• Resend — verstuurt de inlogmails. Krijgt daarvoor je e-mailadres te zien.
• Google Maps — de kaart met de sporthal. Zie hieronder bij cookies.

Delen met anderen

We delen gegevens enkel met de Vlaamse Schermbond en de Koninklijke Belgische Federatie der Schermkringen, voor licenties, verzekering en wedstrijdinschrijvingen. We verkopen nooit gegevens aan derden en gebruiken ze niet voor reclame.

Hoe lang bewaren we ze?

• Berichten via het contactformulier: maximaal één jaar.
• Je account en je gegevens in de ledenzone: zolang je lid bent, en daarna zolang dat wettelijk moet.
• De fototoestemming en de datum ervan: zolang we de foto's in kwestie gebruiken. Zonder die gegevens kunnen we achteraf niet aantonen wat er is afgesproken.

Hoe we ze beveiligen

De ledenzone werkt zonder wachtwoorden: je logt in met een link die één keer werkt en na een uur vervalt. Wie welke gegevens mag zien, wordt afgedwongen door de database zelf en niet alleen door de website. Documenten staan in een afgeschermde map en zijn enkel bereikbaar via een link die kort geldig is. Je eigen gegevens en die van je gezinsleden zijn zichtbaar voor jou en voor het bestuur, niet voor andere leden.

Cookies

Deze site plaatst geen trackingcookies en meet je gedrag niet. Log je in op de ledenzone, dan plaatsen we één technische cookie om je aangemeld te houden; zonder die cookie werkt inloggen niet. De ingesloten kaart van Google Maps kan wel cookies plaatsen — die kaart staat enkel op de pagina Lessen & uren.

Je rechten

Je hebt recht op inzage, verbetering, verwijdering, beperking en overdracht van je gegevens, en je kan bezwaar maken tegen de verwerking. Gaf je toestemming, dan kan je die altijd intrekken — dat geldt ook voor de fototoestemming, die je zelf in de ledenzone kan aanpassen. Stuur voor de rest een mail naar omniswordvzw@gmail.com. Ben je niet tevreden met ons antwoord, dan kan je klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (gegevensbeschermingsautoriteit.be).